Die Pandemie prägte auch im vergangenen Geschäftsjahr die Arbeit unserer Mitarbeitenden am USZ. Während des ganzen Jahres mussten im Patientenkontakt strenge Schutzmassnahmen eingehalten werden. Die bereits allgemein starke Belastung von Ärzt*innen, Pflegenden und anderen Berufsgruppen mit Patientenkontakt wurde dadurch noch erhöht. Das USZ versuchte nach Möglichkeit, die Mitarbeitenden im Kerngeschäft zu schützen und zu entlasten. Bereits ab Januar 2021 konnten die ersten stark exponierten Mitarbeitenden geimpft werden. Bis im September 2021 waren mehr als 71% der Mitarbeitenden durch den Personalärztlichen Dienst vollständig geimpft. Im Herbst folgte die Kampagne für die Auffrischungsimpfungen. Die hohe Impfbeteiligung der Mitarbeitenden war ein wesentlicher Beitrag zum Schutz von Patient*innen und Arbeitskolleg*innen und zur allgemeinen Bekämpfung der Pandemie.
Die Sommermonate schafften für kurze Zeit eine gewisse Entlastung. Aufgrund der sinkenden Ansteckungszahlen wurden die Massnahmen des Bundes gelockert. Der Besuch von Kongressen und Veranstaltungen war in eingeschränktem Umfang wieder möglich. Bereits nach den Sommerferien mussten die Schutzmassnahmen jedoch wieder verschärft werden. Alle Mitarbeitenden waren angehalten, sich regelmässig testen zu lassen. Durch eine Staffelung der Pausen- und Verpflegungszeiten wurde auf eine gleichmässige Auslastung der Aufenthaltsräume geachtet. Alle nicht unmittelbar arbeitsrelevanten Treffen zwischen Mitarbeitenden wie teambildende Anlässe und Weihnachtfeiern wurden abgesagt. Kurse und Weiterbildungsveranstaltungen wurden, wenn immer möglich, online durchgeführt.
Überlastung vorbeugen
Das Wechselspiel von Lockerungen der Schutzmassnahmen und neuen Wellen der Pandemie sowie die damit verbundenen Hoffnungen und Unsicherheiten haben Führungskräfte und Mitarbeitende in Atem gehalten. Besondere Herausforderungen waren beispielsweise kurzfristige Ausfälle von Fachkräften infolge Quarantäne oder Isolation und die besonders anspruchsvolle Behandlung von an SARS-CoV-2 erkrankten Patient*innen. Um Überlastungen mit geeigneten Massnahmen vorzubeugen oder entgegenzuwirken, wurden die Mitarbeitenden auch dieses Jahr mit Angeboten von verschiedenen Fachexperten unterstützt. Dabei wurden die bereits im Vorjahr entwickelten Unterstützungsangebote weitergeführt und bedarfsgerecht mit neuen Angeboten ergänzt. Zusätzlich zu den präventiven Angeboten, wie der individuellen Gesundheitsberatung oder massgeschneiderten Workshops zur Stärkung der Resilienz von Teams, stand den Mitarbeitenden weiterhin die Sofortunterstützung in Belastungs- und Krisensituationen durch interprofessionelle Fachexpert*innen zur Verfügung (zum Beispiel Berater*innen des Gesundheitsmanagements, die klinische Ethik, Seelsorger*innen, Ärzt*innen der Klinik für Konsiliarpsychiatrie und Psychosomatik). Zudem wurden bedarfsgerechte Entlastungsmassnahmen in besonders belasteten Organisationsbereichen weiterentwickelt und angeboten, wie zum Beispiel gesunde Ernährungsangebote, auch mit besserer Verfügbarkeit während der Nachtschichten.
Als besondere Wertschätzung für den täglichen Einsatz, die grosse Leistung und das ausserordentliche Engagement während der Pandemie hat das USZ allen Mitarbeitenden im Jahr 2021 einen zusätzlichen freien Tag als Geburtstagsgeschenk gewährt. Besondere Leistungen in speziell belasteten Bereichen konnten unter anderem mit Unterstützung der USZ Foundation auf individuell gestaltete Art verdankt werden.
COVID-19 in der Administration
Die administrativ tätigen Mitarbeitenden mussten bereits im Januar 2021 ins Homeoffice wechseln. Die Erleichterung war gross, als im Juli die Homeoffice-Pflicht aufgehoben wurde. Viele freuten sich, ihre Arbeitskolleginnen und -kollegen nach Monaten wieder persönlich treffen zu können. Aufgrund der Empfehlung des Bundesrats wechselten bereits im Oktober die meisten administrativ tätigen Mitarbeitenden wieder zurück ins Homeoffice. Ab Dezember galt eine allgemeine Homeoffice-Pflicht.
COVID-19 in der Kindertagesstätte KITA
Der Betrieb der Kindertagesstätte wurde wie im Vorjahr durchgehend aufrechterhalten. Das war vor allem durch den Ausbau des Aushilfspools der Kita möglich. Das konsequente Tragen der chirurgischen Maske beim Personal wurde das ganze Jahr durchgesetzt, um die betreuten Kinder bestmöglich vor Ansteckungen zu schützen. Dank der Disziplin der Kita-Mitarbeitenden musste der kantonsärztliche Dienst nur in zwei Fällen eine Quarantäne für ein paar wenige Kinder anordnen.
Auswirkungen von COVID-19 auf Rekrutierung und Berufsbildung
Aufgrund der Pandemie war der Fachkräftemangel insbesondere bei spezialisierten Profilen deutlicher spürbar als in normalen Zeiten. Die Fachspezialist*innen des Bereichs Rekrutierung ergriffen gezielte Massnahmen, um dennoch vakante Stellen zu besetzen. Die Funktionen wurden häufig individualisiert ausgeschrieben, geeignete Kandidat*innen via Direct Sourcing angesprochen und spezifische Social-Media-Kampagnen entwickelt. Dank des Aufbaus eines internen Pflege-Pools konnten personelle Engpässe aufgrund kurzfristiger Ausfälle und Kapazitätsschwankungen verringert und besser aufgefangen werden.
Berufsbildung, Weiterbildung und Organisationsentwicklung
Trotz COVID-19 setzte das USZ seine Anstrengungen zur Nachwuchsförderung, Berufsbildung sowie zur Aus- und Weiterbildung fort.
Gut 200 Lernende in zehn verschiedenen Berufen absolvieren ihre Berufslehre am USZ. An der aus Sicherheitsgründen hybrid durchgeführten Lehrabschlussfeier durften wir 72 Absolvent*innen vor Ort zum erfolgreichen Lehrabschluss gratulieren, während Eltern und Angehörige die Feier zu Hause vor dem Bildschirm verfolgten. Die Abschlussquote betrug 100%, alle Lernenden haben ihre Lehrabschlussprüfungen bestanden.
60% der Absolventinnen und Absolventen werden auch nach dem Lehrabschluss am USZ weiterarbeiten. Von den 40% der Absolvent*innen, die nicht am USZ bleiben, haben 16% eine Anstellung in anderen Institutionen gefunden, die anderen beginnen nach der Lehre eine schulische Weiterbildung, absolvieren den Militärdienst oder haben anderweitige Pläne.
Alle Lehrstellen besetzt
Die Zahl der Bewerbungen für unsere 72 Lehrstellen mit Lehrbeginn im Sommer 2022 hat um 20% auf rund 1’000 Bewerbungen abgenommen. Hier zeigen sich die Spuren der Pandemie und die Unsicherheit der Bewerber*innen und ihrer Eltern bezüglich der besonderen Belastung in den Spitälern. Die Qualität der Bewerbungen, insbesondere für die beiden wichtigsten Berufe des Kerngeschäftes, FAGE (Fachfrau*mann Gesundheit) und Medizinische Praxisassistent*innen (MPA), bleibt glücklicherweise sehr hoch, sodass diese Lehrstellen bereits im November vollständig besetzt werden konnten.
2021 konnte bereits der dritte Jahrgang von MPA mit acht Lernenden ausgebildet werden. Geplant ist ein Ausbau auf 15 MPA pro Jahrgang, sodass bis zu 45 Lernende MPA ihre Lehre am USZ absolvieren können. Dieser Aufbau geht nicht zulasten der Ausbildungsplätze für die FAGE-Ausbildung. Diese blieb stabil bei 110 Lernenden. Erstmals am USZ konnten 2021 zwei Lernende den neuen Lehrberuf Medizinproduktetechnolog*in (MPT) abschliessen. Geplant ist ein Ausbau auf total sechs Lernende MPT in den nächsten drei Jahren. Damit bildet das USZ eigene Fachkräfte für die Aufbereitung von Medizinprodukten in seiner topmodernen Anlage in Schlieren aus. Ebenfalls ausgebaut wird die Zahl der Lehrstellen als Logistiker EFZ in der im Vorjahr neu eröffneten Logistik-Zentrale in Schlieren. Neu werden zwei Lernende pro Jahrgang ausgebildet. Auch hier ermöglicht die topmoderne Anlage eine attraktive Ausbildung auf dem neuesten technischen Stand, die den steigenden Anforderungen in diesem Beruf gerecht wird.
Nachwuchsförderung beginnt bei den Jüngsten
Aufgrund der Pandemie konnte der diesjährige Zukunftstag nicht vor Ort durchgeführt werden und die Mitarbeitenden durften ihre Kinder nicht zur Arbeit mitnehmen. Mit der neu entwickelten Online-Variante bot das USZ eine attraktive Alternative an: Am Zukunftstag schaltete das USZ drei vorproduzierte Videobeiträge auf, in denen die jungen Zuschauer*innen mitverfolgen konnten, wie Kinder in ihrem Alter den Alltag im Spital miterleben: direkte Einblicke in Kardiologie, Operationssaal und Küche. Zudem interviewten Kinder mehrere Berufsleute (von der Professorin bis zum Lernenden Koch). Die Interviews konnten live mitverfolgt werden und die zuschauenden Kinder online live ihre eigenen Fragen einbringen.
Weiterentwicklung Organisation Bildungsangebote
Das USZ bietet Mitarbeitenden und teilweise auch externen Teilnehmenden eine Vielzahl an Aus-, Weiter- und Fortbildungsveranstaltungen an. Deren Organisation, Vor- und Nachbereitung fanden bisher dezentral in verschiedenen Organisationseinheiten statt. Neu sind sämtliche USZ Bildungsangebote auf einer digitalen Plattform, dem Learning Management System USZ (LMS), vereint. Damit sollen USZ-Mitarbeitende sowie externe Interessierte auf einfache Weise alle Bildungsangebote an einem Ort finden und buchen können. Mitarbeitende und Führungspersonen können jederzeit die absolvierten Weiterbildungen einsehen. Das ist vor allem für die verbindliche Nachverfolgung von Pflichtmodulen und deren Dokumentation eine grosse Erleichterung. Die Bildungsanbieter*innen des USZ erhalten mit dem LMS ein Tool, mit dem sie die Organisation ihrer Lehrveranstaltungen professionalisieren und administrative Aufgaben vermehrt automatisieren können.
Weiterentwicklung des Mitarbeiterbeurteilungsprozesses
Das USZ ist bestrebt, die Führungskultur gezielt weiterzuentwickeln. Ein probates Mittel dazu ist ein verbindlicher und stringenter Zielvereinbarungs- und Leistungsbeurteilungsprozess. Damit die gegenseitige Klärung von Erwartungen und das offene und transparente Austauschen von Feedback gestärkt werden, wurde dieser Prozess im Berichtsjahr optimiert und vereinfacht. Der Zielvereinbarungs- und Feedbackprozess findet ab 2022 für alle Bereiche des USZ verbindlich im Jahresrhythmus statt.
Der Feedbackprozess unterstützt Führungspersonen und Mitarbeitende dabei, noch mehr Transparenz bei den gegenseitigen Erwartungen und Zielen herzustellen sowie Erreichtes zu würdigen. Neben Zielen zu Leistung und Verhalten rückt die Entwicklung der Mitarbeitenden stärker in den Fokus. Mitarbeitende haben zudem die Möglichkeit, Feedback von Arbeitskolleg*innen einzuholen, und geben ihren Führungspersonen eine strukturierte Rückmeldung, wie sie die Zusammenarbeit und Führung erleben.
Im Jahr 2022 erfolgt die Implementierung von Entwicklungskonferenzen in Führungsgremien. Diese Konferenzen unterstützen eine nachhaltige, strategische Personalplanung und -entwicklung am USZ.
Neue Struktur im Kerngeschäft
Aufgrund der Erfahrungen der vergangenen Jahre beauftragte der Spitalrat die Spitaldirektion, eine Stärkung und Neuausrichtung der Ärztlichen Direktion vorzunehmen. Eine Projektgruppe mit Vertreter*innen aus Ärzteschaft, Pflege und Unternehmensentwicklung erarbeitete unter der Projektleitung der Direktion HRM ein neues Führungsmodell. Dieses wurde im Dialog mit Spitaldirektion und Spitalrat diskutiert und verfeinert. 2022 startete das USZ mit der neuen Struktur im Kerngeschäft.
Eine zentrale Veränderung im neuen Führungsmodell ist, dass die Kliniken und Institute neu in drei grosse Medizinbereiche gruppiert sind. Die Klinik- und Institutsdirektoren sind der Ärztlichen Direktion unterstellt und werden durch drei Ärztliche Co-Direktor*innen geführt. Die Pflege ist künftig der Direktion Pflege unterstellt und die medizintechnischen und therapeutischen Einheiten unterstehen der Direktion MTTB. Ebenso sind die Betriebswirtschaftler, die bisher den Medizinbereichsleitungen unterstellt waren, direkt bei der Direktion Finanzen angegliedert. Diese Entflechtung ermöglicht eine stringente Führung und damit auch eine konsequente, abgestimmte Weiterentwicklung der Fachbereiche. Damit wird ein zentrales Anliegen der Politik an die Führungsstruktur des USZ umgesetzt. Die interprofessionelle Zusammenarbeit ist im neuen Führungsmodell ein Kernelement. Auf allen Ebenen wurden interdisziplinäre Führungsgremien geschaffen, in welchen der enge Austausch und die Zusammenarbeit zwischen Ärzteschaft, Pflege/MTTB und Finanzen stattfinden.
Die neue Organisation bietet die Chance, den bereits eingeschlagenen Weg der Betriebsplattformen weiter voranzutreiben. So wird die Pflege neu in zwei Plattformen geführt: Die Plattform «Pflege Spezialgebiete» umfasst die Anästhesie-, OP-, Intensiv-, IMC- und Notfallpflege. Die Plattform «Pflege stationär» führt die gesamte Pflege auf den Abteilungen. Die Disziplinen der MTTB funktionieren neu ebenfalls nach dem Plattform-Prinzip.